Trashëgimtarët duhet të dorëzojnë dokumentet e kërkuara sipas dispozitave ligjore në fuqi. Të gjithë trashëgimtarët e ish të dënuarit duhet të sigurohen pranë bankës në të cilën kanë hapur llogarinë, që llogaria e tyre është aktive.
Në rast se llogaria nuk është aktive, shuma e dëmshpërblimit kthehet mbrapsht në buxhet duke sjellë vonesa dhe ndërlikime të panevojshme. Kur kemi ndryshim të identitetit, Emër/Mbiemër, apo në rastet kur në certifikatë ndryshon emri ose mbiemri, qoftë edhe me një gërmë të vetme në krahasim me dëshminë e trashëgimisë apo prokurës, kartës së identitetit dhe çdo dokumenti tjetër të nevojshëm, duhet medoemos që në të gjitha dokumentet emrat të jenë të njëjtë me atë që është shkruar në certifikatën e lëshuar nga gjendja civile.
Në raste se ka transkriptime të gabuara gjatë kohës nga një certifikatë e një periudhe të caktuar, atëherë këto ndryshime duhet të pasqyrohen brenda formatit të certifikatës apo edhe të një vërtetimi të veçantë të lëshuar nga zyra e gjendjes civile.
Në rastet e ekzekutimeve kapitale pa gjyq, është i domosdoshëm një vendim fakti gjykate që vërteton vdekjen, plus një certifikatë negative të lëshuar nga zyra e gjendjes civile.
Në rastet kur për arsye të njohura në gjendjen civile nuk ekzistojnë dokumente të periudhës përkatëse dhe ky fakt vërtetohet nga gjendja civile, i interesuari është i detyruar të bëj një gjyq fakti, të cilin edhe në këtë rast si në pikën më lart, duhet ta shoqërojë me një certifikatë negative.
