Mbledhjet e zyrës? Ja si duhet të sillemi
Mbledhjet e zyrës nuk janë argëtuese, megjithatë ju duhet të merrni pjesë në to dhe për më tepër të shfaqni profesionalizëm dhe sjellje të respektueshme për kolegët tuaj.
Barbara Patcher, një këshilluese e karrierës dhe autore e librit “Bazat e etikës së biznesit”, jep disa sugjerime se si të ruani një imazh pozitiv dhe profesional, ndërsa jeni në një mbledhje.
Njihuni me të tjerët
Nëse keni mundësi të prezantoheni te tjerët përpara se të fillojë mbledhja, kjo është diçka që duhet ta bëni. Nëse askush nuk njeh askënd në zyrën e mbledhjes, bëni prezantimet e rastit, por fillojeni nga personi që ka rangun më të lartë.
Jini i saktë
Shpreheni mendimin tuaj me pak fjalë. Mos e përsërisni veten dhe mos jepni informacion të panevojshëm. Flisni aq sa është e nevojshme për të thënë atë që mendoni se duhet bërë.
Jepeni dorën i pari
Nëse jeni personi me rangun më të lartë në zyrë ose nëse e keni organizuar ju takimin, ju takon që pavarësisht gjinisë të zgjasni dorën për të përshëndetur të tjerët.
Qëndroni gjithnjë në këmbë kur takoni dikë
Nëse jeni në këmbë, kjo ju ndihmon të keni më tepër autoritet dhe kështu është më e lehtë që të bëni figurë të mirë. Nëse qëndroni ulur, të tjerët nuk do ta kenë të vështirë t’ju shpërfillin.
Jini në kohë
Është shumë e rëndësishme të jeni në orar dhe të mos u humbisni të tjerëve kohën duke qenë vonë. Korrektësia është një nga zakonet më të rëndësishme që tregon te një punonjës për profesionalizëm dhe e bën atë të besueshëm për të tjerët.
Uluni siç duhet
Rregullojeni karrigen që të ketë lartësi të njëjtë me këdo tjetër në tavolinë. Si burrat ashtu edhe gratë duhet të shmangin qëndrimin këmbë përmbi këmbë, sepse është shpërqendrues dhe ndonjëherë shumë seksi për një mjedis profesional.
Vishuni sipas ambientit
Veshja duhet t’i përshtatet reputacionit profesional të një personi ose të ngjallë tek ai besueshmëri. Gjithnjë gjeni kodin e veshjes dhe sigurohuni që të ndiqni me përpikëri të gjitha udhëzimet.
Mos tërhiqni karrigen për të tjerët
Kjo është një sjellje që nuk duhet ta bëni kurrë. Është diçka e sjellshme të mbani hapur derën për dikë, por në një mbledhje pune ju duhet t’i lini pas këto rregulla morale të karakterizuara nga gjinia.
Shkoni të përgatitur
Mësoni se për çfarë do të diskutohet në mbledhje dhe përgatituni maksimalisht që të keni çfarë mendimi të jepni. Është po ashtu e rëndësishme të dini të bëni pyetje dhe t’u përgjigjeni paqartësive që mund të kenë të tjerët.
Ndiqni një agjendë
Nëse po e drejtoni ju mbledhjen, është shumë e rëndësishme që t’i përmbaheni planit. Nëse jeni tipa që devijoni nga programi, atëherë merrni pranë një koleg që t’ju ndihmojë të ktheheni atje ku është drejtimi i duhur dhe te çështjet që duhen diskutuar.
Flisni me zë të dëgjueshëm
Një rregull i artë për të lënë përshtypje të mira në një takim me shumë kolegë të tjerë është të flisni me zë të mjaftueshëm për t’u dëgjuar, që kushdo ta kuptojë mendimin tuaj. Gjithashtu gjeni një koment paraprak që i shkon situatës dhe thojeni në mënyrë që të tjerët ta kuptojnë se jeni aty.
Kuptoni rregullat e pashkruara
Nuk është e sjellshme që të ndërprisni të tjerët, por në disa takime mund t’ju duhet të ndërprisni dikë ose ndryshe nuk do të dëgjoheni. Kuptoni se rregullat bëjnë ose zhbëjnë një mbledhje produktive.
Mund të pini kafe ose ujë
Ndonjëherë mbledhjet janë të gjata dhe keni nevojë të konsumoni një pije me vete. Por përpiquni maksimalisht që të kufizoni ushqimet e tjera, të cilat do t’ju bëjnë të dukeni aspak seriozë dhe që do t’ju lëshojnë aroma të ndryshme. Gjithashtu, pas mbarimit të mbledhjes, mblidhini mbeturinat për ta lënë mjedisin siç e gjetët.
Mos e nxirrni celularin
Mos bëni gabimin e zakonshëm të nxirrni celularin dhe ta lini mbi tavolinën e mbledhjes. Kjo jo vetëm që do t’ju shpërqendrojë dhe nuk do të mund të kushtoni vëmendjen e plotë tek ato që po thuhen, por gjithashtu do t’ju bëjë të dukeni sikur keni diçka më të rëndësishme sesa puna për t’u marrë. Nëse është diçka urgjente, largohuni nga dhoma dhe pranoni telefonatën në një mjedis të veçuar.
Mos i kurseni të gjitha pyetjet për në fund
Pavarësisht se është një praktikë e mirë të lini disa pyetje për në fund, bëni pyetje edhe gjatë mbledhjes kur ka diçka që nuk e kuptoni dhe që mund të sqarohet në vend. Gjithashtu mos e filloni mbledhjen duke bërë pyetje.
Gazeta “Shqip”
