Një raport i Kontrollit të Lartë të Shtetit, i zbardhur ekskluzivisht nga Shqiptarja.com, nxjerrë në pah anët e errëta të administratës publike dhe cenimin e interesave të ligjshme të mijërave punonjësve në zyrat e shtetit shqiptar. Kontrolli i KLSH është fokusuar tek menaxhimi i burimeve njerëzore në administratën publike nëpërmjet Regjistrit Qendror të Personelit, me anë të sistemit informatik për menaxhimin e burimeve njerëzore (HRMIS).
Sipas raportit, të dhënat e 55 për qind e punonjësve të administratës publike për vendin e punës, sigurimet shoqërore, arsimin, rekrutimin, trajnimet, pagat etj., nuk figurojnë në sistem. Nga 81.147 punonjës deri në fund të 2017, 44 mijë punonjës nuk rezultojnë në sistemin e të dhënave. Mungesa e pasqyrimit është më e madhe tek njësitë e qeverisjes vendore, ku ndryshimet në personel janë edhe më dinamike.
Ndërkaq, sipas raportit të auditivit, edhe Ministria e Arsimit dhe Sportit, Ministria e Drejtësisë, Ministria e Punëve të Brendshme, Ministria e Punëve të Jashtme dhe Sigurimet e Kujdesit Shëndetësor nuk i kanë hedhur të dhënat për punonjësit. Auditimi nisi në datë 03.04.2017 dhe përfundoi në 20.05.2017.
Rëndësia e sistemit
Sistemi Informatik i Menaxhimit të Burimeve Njerëzore (HRMIS) është një sistem i ndërtuar për të ndihmuar DAP në procesin e menaxhimit të burimeve njerëzore. Sistemi përmban të dhëna dhe informacion të zgjeruar për burimet njerëzore aktive në të gjitha institucionet. Në dosjet personale të të punësuarve reflektohen të dhëna për marrëdhëniet e punës, arsimin, rekrutimin, trajnimet, pagat dhe sigurimet.
HRMIS përmban informacion për strukturën dhe organikën e institucioneve. Strukturat e hedhura në sistem plotësohen nga personi përgjegjës në secilin institucion. Këta të fundit kanë akses si përdorues të nivelit të parë për të gjitha të dhënat që i përkasin institucionit, funksion që ushtrohet zakonisht nga titullari apo sekretari i përgjithshëm18. Çdo institucion i përfshirë në HRMIS mund të krijojë edhe përdorues të nivelit të dytë, të cilët zgjidhen zakonisht nga njësitë e menaxhimit të burimeve njerëzore.
Gjithashtu, në Vendimin e Këshillit të Ministrave nr. 117, datë 05.03.2014 “Për përmbajtjen, procedurën dhe administrimin e dosjeve të personelit e të regjistrit qendror të personelit” parashikohet se sistemi HRMIS duhet të ndërveprojë me bazat e të dhënave të Regjistrit Kombëtar të Gjendjes Civile, Institutit të Sigurimeve Shoqërore, Sistemit të Thesarit në Ministrinë e Financave etj. HRMIS shërben si burim planifikimi dhe informacioni për pagat dhe kontributet e nëpunësve publikë, nëpërmjet ndërveprimit me Sistemin e Thesarit.
Roli i DAP
Departamenti i Administratës Publike është institucioni përgjegjës për krijimin dhe administrimin e Regjistrit Qendror të Personelit të të gjitha organeve shtetërore. Por, sipas raportit të KLSH, Departamenti i Administratës Publike – në cilësinë e administratorit të vetëm dhe fuqiplotë të sistemit HRMIS, si dhe institucionit përgjegjës për zbatimin e legjislacionit të shërbimit civil në institucionet e administratës shtetërore, nuk ka hartuar një plan strategjik institucional dhe një plan veprimi për implementimin e sistemit HRMIS si për plotësimin me të dhëna, ashtu edhe për ndërveprimin, me qëllim vendosjen në funksionim të plotë të tij.
“Sistemi HRMIS nuk është plotësuar ende me të dhëna nga të gjitha institucionet e parashikuara, veçanërisht nga njësitë e qeverisjes vendore. Procesi i ndërveprimit të sistemit HRMIS me sistemet e tjera aktualisht është i pezulluar. Sistemi HRMIS nuk realizon synimin e përcaktuar në pikën 9, kreu II i VKM nr. 117, pra përdorimin e tij si burim informacioni dhe planifikimi, për shkak të nivelit të ulët të plotësimit me të dhëna nga institucionet, si dhe për shkak të mosrealizimit të ndërveprimit me sistemin e thesarit pranë Ministrisë së Financave, Drejtorisë së Përgjithshme të Tatimeve, Fondit të Kujdesit të Detyrueshëm Shëndetësor dhe Institutit të Sigurimeve Shoqërore. Efektiviteti dhe eficiensa e këtij sistemi nuk është arritur dhe nuk dihet ende kur mund të arrihet”, thuhet në raport.
Institucionet që s’kanë hedhur të dhënat:
Shumica e bashkive në vend
Ministria e Arsimit dhe Sportit
Ministria e Drejtësisë
Ministria e Punëve të Brendshme
Ministria e Punëve të Jashtme
Sigurimet e Kujdesit
Numri i punonjësve në administratë sipas viteve
2012, 88.640
2013, 87.710
2014, 86.350
2015, 88.550
2016, 81.147
KLSH: DAP ka bllokuar reformën në administratë
Kontrolli i Lartë i Shtetit konstaton se Departamenti i Administratës Publike, jo vetëm nuk ka realizuar detyrat e përcaktuara në ligj, por ka penguar realizimin e reformave. “Duke mos evidentuar nivelin vjetor të arritjes së objektivave për sistemin HRMIS, si edhe shkaqet e mangësive të konstatuara, DAP, përveçse nuk ka bërë transparencën e procesit, duke mos adresuar përgjegjësitë përkatëse, ka penguar zgjidhjen e shpejtë të problemeve dhe vënien në funksionim të sistemit. Një qasje e tillë pasive e DAP, cenon performancën e administratës në terma të objektivave të HRMIS.
Mungesa e feedback-ut të institucioneve të trajnuara nga DAP sa i takon dobishmërisë dhe plotësisë së informacionit të përfituar, e ka penguar atë te vlerësojë impaktin e pritshëm të trajnimeve, si dhe problematikat e ardhshme në plotësimin e sistemit me të dhëna. Kjo prodhon një efekt të drejtpërdrejtë në planifikimin e nevojave për trajnime të tjera”, thuhet në raport. Sipas raportit, vështirësitë dhe problematikat e hasura gjatë popullimit të sistemit HRMIS nga ana e përdoruesve bëjnë procesin e plotësimit me të dhëna të ngadaltë dhe jo efiçient, madje disa herë edhe e bllokojnë atë.
Për këtë arsye, KLSH kërkon që Departamenti i Administratës Publike të marrë të gjitha masat e nevojshme dhe të ushtrojë kompetencat e tij për të evidentuar institucionet, të cilat ende nuk kanë plotësuar sistemin me të dhëna, duke u kërkuar përmbushjen e detyrimit të tyre ligjor dhe të përfundojë procesin e hedhjes së strukturave për ato institucione të cilat e kanë dërguar atë. “Departamenti i Administratës Publike të ushtrojë kompetencat e tij duke përdorur të gjithë mekanizmat ligjorë që disponon, për të detyruar institucionet përdoruese të përmbushin detyrimin e tyre ligjor dhe të përfundojnë procesin e popullimit të sistemit me të dhëna”, thuhet në raport.
Konstatime nga raporti i Kontrollit të Lartë të Shtetit
-Sistemi HRMIS është plotësuar me të dhëna në masën 55%, ndërkohë që ngelet ende për t’u plotësuar me të dhëna nga të gjitha institucionet e tjera, veçanërisht nga njësitë e qeverisjes vendore.
-DAP nuk ka monitoruar dhe audituar procesin e hedhjes së strukturës dhe organigramës nga institucionet e pavarura dhe njësitë e qeverisjes vendore, sipas përcaktimeve të VKM nr. 117, datë 05.03.2014 ‘‘Për përmbajtjen, procedurën dhe administrimin e dosjeve të personelit e të regjistrit qendror të personelit”.
-Strukturat dhe organigramat në këtë fazë të plotësimit me të dhëna nuk janë hedhur nga vetë institucionet e sipërpërmendura, por nga Departamenti i Administratës Publike, pavarësisht faktit që këto institucione janë trajnuar për këtë qëllim, në kundërshtim me VKM nr. 117.
-Nga raportet e inspektimit të vitit 2016 që DAP ka kryer në 8 institucione evidentohet se problematikat e vetme të inspektuara në të gjithë këto raporte kanë qenë vlerësimi i rezultateve të punës së nëpunësve civilë, përshkrimet e punës për çdo pozicion të shërbimit civil dhe masat administrative për zbatimin e vendimeve gjyqësore.
-DAP nuk ka shfrytëzuar kompetencat që i janë dhënë nga ligji për nëpunësin civil për të inspektuar zbatimin e tij, duke mos përfshirë si objektiv të mundshëm verifikimin e procesit të hedhjes së të dhënave të punonjësve në HRMIS.
-Nga të dhënat e pyetësorit, rezulton se 81% e institucioneve që janë përgjigjur kanë plotësuar vetëm gjeneralitetet e punonjësve. Këto të dhëna plotësohen nga institucionet në mënyrë automatike, duke u importuar nga Regjistri i Gjendjes Civile nëpërmjet numrit personal të identifikimit (NID).
-Mungesa e planit strategjik institucional dhe atij operacional në DAP nuk lejon menaxhimin e strukturuar të procesit të popullimit me të dhëna të sistemit. Si rrjedhojë, institucionet përdoruese të tij nuk i japin prioritet këtij procesi dhe nuk e perceptojnë veten si pjesë e strategjisë ndërsektoriale për reformën në administratën publike.
-Afati i përcaktuar në SNRAP për bërjen plotësisht funksionale të sistemit dhe vendosjen e tij në përdorim nga institucionet nuk është respektuar. Ky afat në vetvete nuk ka qenë i realizueshëm duke marrë në konsideratë edhe mungesën e koordinimit midis DAP dhe institucioneve të tjera të përfshira, në kushtet e mungesës së një planifikimi të mirëfilltë të procesit.
-Mungesa e planit të vazhdueshmërisë cenon mirëmbajtjen dhe funksionimin e vazhdueshëm të sistemit HRMIS në të ardhmen.
-Duke mos evidentuar nivelin vjetor të arritjes së objektivave për sistemin HRMIS, si edhe shkaqet e mangësive të konstatuara, DAP, përveçse nuk ka bërë transparencën e procesit, duke mos adresuar përgjegjësitë përkatëse, ka penguar zgjidhjen e shpejtë të problemeve dhe vënien në funksionim të sistemit. Një qasje e tillë pasive e DAP, cenon performancë e administratës në terma të objektivave të HRMIS.
-Sistemi HRMIS nuk realizon synimin e përcaktuar në pikën 9, kreu II i VKM 117. pra përdorimin e tij si burim informacioni dhe planifikimi për pagesat dhe kontributet. Ai ndërvepron në nivel fizik me sistemin e Thesarit, pra sistemet mund të komunikojnë me njëri tjetrin, por ende nuk ka përfunduar faza e shkëmbimit të të dhënave me qëllim kalimin e listë pagesave përmes HRMIS në sistemin e thesarit.
-Pavarësisht angazhimit të përbashkët midis Ministrit të Shtetit për Inovacionin dhe Administratën Publike dhe Ministrit të Financave – shprehur në Udhëzimin nr. 4, datë 13/12/2016 – për të hartuar listë pagesat në HRMIS duke filluar nga 1 Marsi 2017, institucionet ende vazhdojnë të hartojnë dhe dorëzojnë në thesar borderotë mujore në Excel, duke cenuar ecurinë e implementimit të borderosë në sistemin HRMIS.
-Departamenti i Administratës Publike nuk ka ndërmarrë hapa në drejtim të ndërveprimit me bazën e të dhënave të Drejtorisë e Përgjithshme të Tatimeve pranë Ministrisë së Financave dhe Fondit të Sigurimit të Detyrueshëm të Kujdesit Shëndetësor (ose siç shprehet ndryshe në VKM nr. 117 Instituti i Sigurimeve Shëndetësore). Ndërveprimi me bazën e të dhënave të Institutit të Sigurimeve Shoqërore nuk është realizuar, për arsye se ai nuk ka qenë në dijeni për përfshirjen në VKM nr. 117, si edhe për rolin e tij në procesin e implementimit të HRMIS. Mos përfshirja e institucioneve të ngarkuara me përgjegjësi për ndërveprimin me HRMIS cenon efektivitetin e realizimit të gjithë këtij procesi.
-Departamenti i Administratës Publike ka hedhur manualisht të dhëna të legjislacionit specifik që lidhen me gjenerimin e pagave për të përshpejtuar procesin e implementimit të HRMIS, pa përfshirë në kohën e duhur institucionet përgjegjëse për këto veprime. Ministria e Arsimit dhe Sportit, Ministria e Drejtësisë, Ministria e Punëve të Brendshme, Ministria e Punëve të Jashtme dhe Sigurimet e Kujdesit Shëndetësor nuk kanë hedhur vetë në HRMIS të dhënat e legjislacionit specifik duke mos pasur mundësinë për të përmbushur detyrimin e tyre që rrjedh nga VKM 117. Mos përfshirja e këtyre institucioneve në kohën e duhur dhe mos hedhja e të dhënave nga vetë institucionet rezulton në një menaxhim jo efiçient të procesit të ndërveprimit.
-Departamenti i Administratës Publike ka realizuar aktivitete të paparashikuara nga VKM 117 dhe nga SNRAP, duke realizuar ndërveprimin e HRMIS me portalin unik qeveritar e – Albania dhe me Bazën e të Dhënave së Qendrës Kombëtare të Biznesit në nivel ndërfaqeje, ndërkohë që nuk janë realizuar ndërveprimet parësore.
-Departamenti i Administratës Publike në cilësinë administratorit të vetëm dhe fuqiplotë të HRMIS nuk ka hartuar një plan veprimit duke përfshirë ndërveprimin me aktivitetet e nevojshme dhe afatet për to me qëllim realizimin e ndërveprimit me Ministrinë e Financave dhe me Institutin e Sigurimeve Shoqërore. Ai ka vepruar pa planifikim, duke ndërmarrë aktivitete sipas nevojave të momentit dhe pa kërkuar një koordinim më të gjerë dhe gjithëpërfshirës me aktorët e tjerë të përfshirë në këtë proces.
-Raportet vjetore të DAP për vitet 2015 dhe 2016 për sa i takon ndërveprimit nuk reflektojnë ecurinë e progresit real të tij, për arsye se DAP nuk ka miratuar tregues për të matur ecurinë e progresit të ndërveprimit të HRMIS me sistemet e tjera. Gjithashtu nuk specifikohet se si ky institucion do të masë dhe do të raportojë mbi nivelin e arritur të ndërveprimit me këto baza të tjera dhe sisteme të rëndësishme shtetërore.
-Procesi i ndërveprimit i sistemit HRMIS me thesarin është i pezulluar, pasi Ministria e Financave në kuadër të IPS 2 ka përfunduar procedurat e prokurimit të sistemit AFMIS (Albanian Financial Management Information System), i cili do të zëvendësojë SIFQ (sistemin informatik financiar të qeverisë). Implementimi i tij fillon në muajt në vazhdim dhe ende nuk janë përcaktuar bashkërisht përgjegjësitë dhe aktivitetet e gjithsecilit për të përfunduar procesin, pavarësisht gatishmërisë së shprehur nga të dy institucionet.
-VKM 117 nuk përcakton qartë rolin dhe mënyrën se si Instituti i Sigurimeve Shoqërore duhet të kontribuojë në procesin e ndërveprimit, çka evidenton mungesën e konsultimit me aktorët kryesorë duke nisur që nga momenti fillestar i hartimit dhe miratimit të legjislacionit.
-Instituti i Sigurimeve Shoqërore nuk disponon të dhëna elektronike të përdorshme të vjetërsisë në punë të të punësuarve në shkallë vendi për periudhën përpara vitit 2012. Të dhënat për vitet e mëparshme janë dixhitalizuar në pjesën më të madhe të tyre, por ende nuk janë të disponueshme për përdorim. Të dhënat lidhur me vjetërsinë në punë të nëpunësve civil, të cilat duhet të tërhiqen nga databaza e të dhënave të ISSH nuk mund të kryen veçse manualisht nga personat përgjegjës për llogarinë e përdoruesit të HRMIS në institucionet përkatëse.
-Instituti i Sigurimeve Shoqërore merr përmes Drejtorisë së Përgjithshme të Tatimeve, pranë Ministrisë së Financave të dhënat lidhur me kontributet e punonjësve të shërbimit civil nëpërmjet formularit E – SIG 25, i cili plotësohet on line nga institucionet çdo muaj.
a.ç
